顺德职业技术学院会计档案管理办法

（2005年4月18日院务会议通过）

第一条为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条学院档案室联同财务处负责建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三条会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其它会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账薄。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。

(四)其它类：银行存款余额调节表，银行对账单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第四条学院财务处每年形成的会计档案，财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务处保管两年，期满之后，由财务处编制移交清册，移交学院档案室统一保管；所移交的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务处经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条学院保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经学院财务负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第六条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第七条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列文件名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第八条保管期满的会计档案，除本办法第九条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由学院档案室会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)学院负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案室、财务处共同派员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学院负责人。

第九条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 筹建办所有会计档案在建期间，即使保管期满也不得销毁。

第十条学院因业务移交其它单位办理所涉及的会计档案，应当学院保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十一条筹建办在建期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交学院财务处，并按规定办理交接手续。

第十二条财务处长的变更应交接会计档案的，交接双方应当办理财务处暂管会计档案的交接手续。

移交会计档案的原处长，应当安排财务人员编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计文件名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由学院负责人派员监交。交接完毕后、交接双方和监交人应当在会计档案移交清册上签名。

第十三条本办法自2005年5月1日起执行。